Meewerken aan een groot uitroltraject

Wouter van Henten

Vanuit Xiphos ben ik, als Projectleider, werkzaam voor verschillende opdrachtgevers. Het aantal projecten verschilt per opdrachtgever sterk. Zo ook de grootte van een project. Deze diversiteit vind ik erg aantrekkelijk en dat zorgt ervoor dat ik veel plezier ervaar in mijn werk.

Het grootste project waar ik aan heb gewerkt de afgelopen periode begon met een hele concrete wens: “Toon aan ons dat jullie waarde toevoegen”. We zeggen ten slotte bij Xiphos niet voor niets: “We add value”.

Het project

Onze opdrachtgever, Tortus BV, was op zoek naar een partij die haar klant ondersteuning kon bieden tijdens een grote migratie. Vanuit een fusie van twee bedrijven moesten alle medewerkers worden gemigreerd naar één nieuw systeem. Dit betekende dat er 1.470 medewerkers moesten worden voorzien van een nieuw (hergebruikt) apparaat.

Grote uitdaging? Corona maakte een centrale uitrol onmogelijk. Alle uitrolmomenten moesten hierdoor thuis plaatsvinden.

Getalenteerde collega’s konden we gelukkig snel inzetten op dit project. Technisch gezien was het vrij eenvoudig werk, toch maakte de grote hoeveelheid en tijdsdruk de uitdaging interessant. Hierdoor was elke dag scherpte nodig binnen het project. Dagelijks ervaarde ik een echte no-nonsense mentaliteit bij onze IT’ers. Dit is echt een stukje DNA wat onze medewerkers binnen Xiphos hebben. Met elkaar de schouders eronder zetten om een succesvol resultaat te bereiken.

Uitroltraject Blog Wouter
Uitroltraject Blog Wouter

Drie teams
Uiteindelijk is voor dit project gekozen voor drie verschillende teams: Support, Uitrol en Prep. Alle teamleden bij elkaar omvatte dit meer dan 50 personen, waarvan op dagelijkse basis ten minste 47 ingezet werden. Dit waren een aantal medewerkers van Xiphos maar ook een flinke groep van ingehuurde specialisten van collega bureau’s.

Support team
Het Support-team was verantwoordelijk voor de afhandeling van alle uitrol gerelateerde vragen. Zij zaten bij de klant op kantoor en waren voorzien van alle middelen om dit effectief te kunnen doen. Gezamenlijk werd gewerkt in Topdesk en werkten zij samen met de vele projectmedewerkers. Ik merkte dat er vanaf dag één een goede sfeer hing. Veel projectcollega’s kennen elkaar namelijk, direct of indirect, van opdrachten, bijeenkomsten of ook via klussen via andere bureau’s.

Uitrol team
Dit team was verantwoordelijk voor de uitrol bij de medewerkers van de opdrachtgever. Per dag verzordgen 25 collega’s de uitrol bij medewerkers thuis, tot wel maximaal 100 adressen per dag. Zij waren allemaal voorzien van middelen om Corona-risico’s zoveel mogelijk te beperken. Onderweg zijn we veel uitdagingen tegengekomen, zowel technisch als logistiek. Het probleemoplossende vermogen was uitermate hoog en er was geen uitdaging die niet opgelost kon worden.

Prep team
Het Prep-team was dagelijks bezig met het inspoelen van apparaten voor de uitrol. Het Uitrol-team nam gebruikte apparaten mee terug naar het Prep-team, deze werden vervolgens weer klaargemaakt om opnieuw uitgerold te kunnen worden. Elke dag maakte dit team minimaal 100 apparaten gereed voor de uitrol. Daarnaast hadden ze de uitdaging om op een Corona-verantwoorde wijze de uitgifte te verzorgen voor het Uitrol-team.

De toegevoegde waarde
De toegevoegde waarde die we als Xiphos leverde aan Tortus zat in de persoonlijke aanpak richting de medewerkers van de opdrachtgever in combinatie met onze maximale inspanningen om de RIVM-richtlijnen te volgen rondom Corona.

Iedere medewerker van de opdrachtgever had vooraf aan de uitrol een mail ontvangen om hen voor te bereiden op wie langs zou komen. In dit profiel stond naast de naam en het telefoonnummer een aantal hobby’s en persoonlijke elementen. Zo werd het ijs gebroken en de drempel om het Uitrol-team thuis te ontvangen lager.

Tijdens de uitrol ontving elke medewerker een kleine verpakking met dextrose hartjes. Als woordgrapje stond daar “Hartware” op de verpakking. Zo konden we via deze verpakking een persoonlijke boodschap overbrengen richting iedere medewerker.

We add value
We hebben gedurende het gehele project de inzet van kwalitatief hoog inzetbaar personeel kunnen garanderen. Dit was echt een project waarin ik het DNA van Xiphos zagen terugkomen. Met deze bijzondere tijden hadden we ook te maken met bijzondere maatregelen. Als ik nu zie hoe goed de sfeer was, hoe er met elkaar werd samengewerkt en dat nieuwe vriendschappen werden gesloten onder elkaar dan is dat iets waar ik heel trots op ben. Dit is een groot onderdeel van waarom ik graag voor Xiphos werk!

Wouter van Henten

Deel deze blog

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Schuiven naar boven